O que é conciliação bancária e como fazer na empresa

A conciliação bancária em empresas pode ser vista muitas vezes como uma tarefa onerosa, que consome tempo e recursos, especialmente para profissionais da área financeira. Com este guia, vamos te mostrar como simplificar esse processo e economizar um tempo valioso!

Realizar um bom controle financeiro é extremamente importante para manter a saúde de uma empresa. Apesar disso, muitos negócios ainda enfrentam dificuldades nesse processo.

Aqui, vamos explorar melhor o conceito de conciliação bancária, apontar erros comuns que devem ser evitados e destacar as melhores práticas para um controle financeiro eficiente. Prepare-se para simplificar sua rotina no departamento financeiro e obter resultados cada vez melhores para a sua empresa. Acompanhe com a gente e boa leitura!

O que é a conciliação bancária

A conciliação bancária é o processo de confrontar as movimentações em seu extrato bancário com os registros de planejamento e controle financeiro interno de sua empresa. Em termos simples, é a prática de garantir que todas as transações refletidas na conta corrente da empresa correspondem ao que foi registrado internamente.

O processo de conciliação bancária contabiliza todas as entradas e saídas da conta bancária, como recebimentos, pagamentos, prestações, débitos automáticos, etc

Este processo, apesar de sua importância, pode ser mais ou menos formal, dependendo das preferências e necessidades de cada empresa. Na base da conciliação bancária, encontra-se a verificação de cada transação individual, certificando-se de que todos os valores pagos ou recebidos coincidam com o que foi planejado. Além disso, a conciliação  ajuda a identificar eventuais discrepâncias ou possíveis erros na operação.

Embora o processo costume ser realizado mensalmente ou semanalmente, ele pode ser adaptado ao ritmo que melhor atenda às necessidades da empresa, seja diariamente, trimestralmente ou em qualquer outro intervalo de tempo escolhido.

Como fazer a conciliação bancária

Realizar a conciliação bancária pode ser desafiador, mas com as ferramentas adequadas e algumas dicas práticas, todo o processo fica mais simples. O primeiro passo é organizar todas as informações financeiras da sua empresa, incluindo extratos bancários e registros internos de transações.

O procedimento envolve a comparação dos dados dos extratos bancários com as informações contábeis da empresa para garantir a precisão. É recomendável manter registros organizados por período e categorizar as transações adequadamente.

Outro fator essencial é revisar regularmente os extratos bancários em busca de divergências ou erros. Além disso, implementar uma rotina de conciliação bancária periódica contribui para a saúde financeira contínua da empresa.

A escolha da ferramenta certa para a conciliação bancária também desempenha um papel muito importante na simplificação desse processo.

Porque é importante realizar a conciliação bancária?

O processo de conciliação bancária é muito importante para a saúde de um negócio. Feita com regularidade, garante que o que foi planejado pela empresa esteja refletido corretamente em sua conta bancária, prevenindo erros, fraudes e desvios.

Além disso, ajuda a identificar discrepâncias entre o extrato bancário e as informações contábeis, como erros de lançamento, tarifas indevidas e falhas em pagamentos.

A conciliação bancária não só mantém suas finanças organizadas, como também proporciona maior controle financeiro, auxilia em planejamentos futuros, medição de resultados e mantém o fluxo de caixa atualizado.

Por isso, investir tempo nesse processo traz segurança e tranquilidade para o seu negócio, permitindo um conhecimento mais profundo da realidade financeira e evitando interpretações equivocadas que podem prejudicar o funcionamento da empresa.

Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?

A conciliação bancária e o fluxo de caixa são dois recursos financeiros complementares.

O fluxo de caixa de uma empresa, consiste no registro das entradas e saídas financeiras da empresa ao longo do tempo, o que permite que o gestor financeiro tenha visibilidade de todas as obrigações e recebimentos esperados em um determinado período e realize um planejamento mais preciso. 

A conciliação bancária é uma tarefa essencial para dar ao gestor financeiro uma visibilidade acurada do fluxo de caixa, já que envolve uma minuciosa comparação entre as informações registradas no planejamento do fluxo de caixa e o que foi efetivamente realizado e está registrado no extrato bancário da conta corrente da empresa.

Sem a conciliação bancária, a visibilidade do fluxo de caixa da empresa fica prejudicada e, por consequência, sua capacidade de planejamento e gestão.

Ambas ferramentas são fundamentais para a gestão financeira das empresas, proporcionando uma visão precisa da saúde financeira e auxiliando na tomada de decisões estratégicas. Por isso, compreender as diferenças entre esses dois conceitos é essencial para uma gestão financeira eficaz.

Como realizar a conciliação bancária na empresa

Agora, quando se trata de gerenciar as finanças de sua empresa na prática, como realizar a conciliação bancária? Siga os passos abaixo:

Compare os recebimentos

Primeiramente, é essencial comparar os recebimentos registrados em seu planejamento com aqueles listados no extrato bancário recebido ao final do mês.

Otimize a conciliação bancária para uma contabilidade precisa

Durante esse processo, esteja atento a possíveis depósitos em trânsito ou pendentes, que ainda não tenham sido refletidos no extrato bancário.

Verifique também se há erros no extrato, como valores incorretos ou a omissão de transações, que podem ocorrer devido às particularidades do sistema do banco ou até por erros humanos.

Realize os ajustes ao seu fluxo de caixa

A etapa seguinte envolve a correção do saldo de caixa considerando as transações reais versus o que tinha sido originalmente planejado. Isso inclui a contabilização precisa de custos previamente estimados, adição de juros, dedução de encargos mensais e taxas de cheque especial, se aplicáveis.

Esses ajustes garantem que seu fluxo de caixa esteja alinhado com as transações reais da conta, contribuindo para uma gestão financeira mais efetiva e permitindo que a empresa adote as melhores decisões relativas ao uso de seus recursos financeiros.

Erros comuns na hora de fazer a conciliação bancária

A seguir, trouxemos os principais erros que podem ter um impacto significativo nas finanças da empresa e, por isso, é essencial reconhecê-los e adotar medidas preventivas para garantir uma conciliação bancária precisa. 

Débitos inesperados de taxas, encargos e impostos

Um erro frequente na conciliação bancária envolve despesas imprevistas, como taxas bancárias não planejadas, encargos não antecipados e impostos não previstos.

Esses débitos não programados podem afetar negativamente o saldo da conta e, se não forem devidamente registrados e reconciliados, podem resultar em discrepâncias nos registros financeiros.

Omissão de valores recebidos no fluxo de caixa

Outro erro comum ocorre quando a empresa recebe pagamentos, mas essas entradas financeiras não são registradas de maneira adequada no fluxo de caixa.

Isso pode levar a uma representação imprecisa da saúde financeira da empresa, dificultando a gestão de recursos e a tomada de decisões.

Qual o melhor momento para realizar a conciliação

É recomendável revisar seus registros financeiros ao menos uma vez por mês. Para empresas com um alto volume de transações ou que enfrentam um risco maior de fraude, o recomendado é que seja feito com maior frequência.

Algumas empresas optam por conciliar suas contas bancárias diariamente como medida de segurança adicional. Além disso, é importante explorar as medidas de proteção contra fraude oferecidas pelo seu banco.

Muitos bancos disponibilizam soluções que permitem bloquear pagamentos da sua conta a menos que instruções específicas sejam fornecidas antecipadamente. 

Como automatizar processos de conciliação bancária

A conciliação bancária manual pode ser demorada e está sujeita a erros humanos. Por isso, hoje em dia existem softwares especializados que automatizam esse processo, tornando-o mais eficiente e confiável.

Essas ferramentas automatizam a importação do extrato bancário, eliminando a necessidade de entrada manual de dados e reduzindo significativamente as chances de erros.

A adoção de um software de finanças conectadas permite que as empresas economizem tempo e recursos valiosos, liberando os profissionais financeiros para se concentrarem em tarefas estratégicas que agregam valor ao negócio.

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Conforme destacamos, a conciliação bancária desempenha um papel crucial na gestão financeira de uma empresa, assegurando a precisão das transações, ajudando a mitigar erros, fraudes e discrepâncias entre registros financeiros internos e extratos bancários. 

A automação por meio de softwares especializados que simplificam este processo economizam tempo e recursos. Se você busca simplificar sua gestão financeira, conheça a Finbits e descubra como nossas soluções podem otimizar seus processos.