Contas a pagar
Por que a FinBits
O processo de enviar pedidos de pagamento é uma etapa crucial na gestão financeira de qualquer empresa. A forma como essa tarefa é executada pode influenciar diretamente a eficiência do time financeiro, a precisão dos pagamentos e até mesmo a saúde financeira da organização.
Um report recente desenvolvido pela FinBits e Snaq trouxe uma pesquisa com profissionais de finanças em que 47% deles disse que um dos principais desafios na gestão de contas a pagar é a entrada de dados errados ou equivocados no sistema de pagamento.
Existem diferentes maneiras de realizar essa tarefa:
Neste artigo, vamos entender e explorar esses métodos e analisar os prós e contras de cada um deles.
Muitas empresas ainda utilizam como forma oficial de envio de pagamentos o tradicional boleto ou NF impressos e um controle feito exclusivamente em caderno de anotações não-digitais. Além de inseguro, esse método pode causar prejuízos financeiros (multas por atrasos) e relacionais com fornecedores e clientes. Normalmente é feito por microempresas.
A empresa utiliza planilhas para consolidar as informações dos pagamentos a serem realizados. Os dados são inseridos manualmente, e os arquivos são enviados ao time financeiro por e-mail ou por outro meio eletrônico.
No mesmo report desenvolvido pela FinBits e Snaq consta um dado muito interessante sobre este assunto: cerca de 35% do tempo do time financeiro é dedicado à corrigir erros e criando arquivos CSV para transferência de dados. Além disso, as empresas podem gastar até 1.400 horas por ano com o processo manual de conciliação bancária (ControlHub, 2023).
- Flexibilidade para personalizar a planilha conforme as necessidades da empresa;
- Baixo custo inicial, já que os softwares de planilhas mais utilizados (como Microsoft Excel e Google Planilhas) são ferramentas amplamente disponíveis.
- Alto risco de erros humanos na inserção e manipulação dos dados;
- Processos repetitivos e demorados;
- Falta de integração com sistemas bancários, necessitando de retrabalho para formatar os dados;
- Dificuldade em manter um histórico organizado e acessível.
Este tipo de envio é um processo adotado por empresas micro e pequenas empresas.
O método CNAB (Centro Nacional de Automação Bancária) envolve a geração de um arquivo com layout padronizado que é enviado ao banco para processar os pagamentos. Este processo pode ser semi-automatizado, utilizando uma plataforma para gerar os arquivos CNAB a partir de dados inseridos manualmente.
- Adoção de um padrão que facilite a integração com bancos.
- Necessidade de conhecimento técnico para configurar e gerar corretamente os arquivos CNAB;
- Este processo ainda demanda verificação e ajustes manuais;
- Não resolve integralmente o problema de eficiência e segurança (saiba mais sobre https://www.finbits.com.br/materiais/report-seguranca-cibernetica desenvolvido pela FinBits e Snaq);
- Dificuldade de escalar para um grande volume de pagamentos.
O CNAB é um processo adotado por pequenas e médias empresas.
Uma VAN bancária (Value Added Network) é um serviço de rede que facilita a comunicação e a troca de dados eletrônicos entre empresas e instituições financeiras. Ela é usada para transmitir arquivos de pagamentos, extratos, conciliações e outras transações financeiras de forma segura e automatizada. Essas redes são muito utilizadas por empresas que precisam enviar grandes volumes de transações para vários bancos ou que demandam um alto nível de segurança e confiabilidade na transmissão de dados.
No envio de pagamentos, a VAN bancária atua como um intermediário entre a empresa e o banco. A empresa envia os arquivos de pagamento para a VAN, que, por sua vez, se encarrega de transmitir esses arquivos aos bancos correspondentes. Isso simplifica o processo, especialmente para empresas que trabalham com múltiplas instituições financeiras, garantindo que os arquivos sejam entregues de forma segura e dentro dos prazos estabelecidos.
- Segurança na transmissão de dados, utilizando criptografia e outros mecanismos para proteger informações sensíveis;
- As VANs ajudam as empresas a cumprir normas regulatórias, pois oferecem trilhas de auditoria detalhadas e registros de todas as transações.
- O uso de uma VAN bancária pode ser caro, especialmente para pequenas e médias empresas, pois envolve custos de instalação e taxas de serviço contínuas;
- A implementação e manutenção de uma VAN podem ser complexas, exigindo conhecimento técnico especializado;
- As empresas ficam dependentes do serviço da VAN, o que pode ser problemático se houver interrupções ou problemas técnicos do lado do fornecedor.
Normalmente é um processo feito por médias empresas ou empresas que possuem um alto volume de pagamentos mensais.
O processo é completamente automatizado, desde a inserção dos dados até a execução dos pagamentos, utilizando um software especializado como o FinBits. Dados trazidos pela FinBits e Snaq no report "Finanças Conectadas" mostra que a automação de contas a pagar pode gerar reduções de custos de até 75% para as empresas. Desta forma a plataforma integra-se diretamente com os bancos e ERP, eliminando a necessidade de arquivos CNAB e planilhas.
- Eliminação de erros humanos através da automação de todo o processo;
- Integração direta com sistemas bancários e ERP;
- Redução significativa do tempo necessário para processar pagamentos;
- Relatórios e auditorias em tempo real, com histórico de transações;
- Maior segurança e controle sobre os pagamentos realizados;
- Escalabilidade e controle.
- Investimento em comparação aos métodos manuais;
- Tempo dedicado ao treinamento inicial para o time financeiro.
O report "Finanças Conectadas", da FinBits e Snaq, revela que custos globais com processamento manual de contas a pagar totalizam mais de US$ 2,7 tri. Além de caros, esses erros não só atrasam os processos, mas também geram custos adicionais para correções e podem resultar em sanções financeiras. A automação elimina a interferência manual, garantindo que os pagamentos sejam processados corretamente na primeira tentativa.
Pode ser adotado por qualquer tamanho de empresa, mas costuma ser mais popular em pequenas empresas que estão em processo de crescimento, médias empresas com alto volume de pagamentos e grandes empresas.
BPO (Business Process Outsourcing), também conhecido como "outsourcing financeiro" é a terceirização de processos financeiros de uma empresa para um provedor externo especializado. Esse modelo inclui a externalização de atividades como contabilidade, gestão de tesouraria, contas a pagar e receber, processamento de folha de pagamento, e outros processos administrativos financeiros.
O BPO financeiro tem evoluído significativamente com o avanço das tecnologias de automação e análise de dados. Anteriormente, o foco era principalmente em tarefas transacionais e repetitivas, como processamento de faturas e reconciliação bancária. No entanto, com a crescente sofisticação dos serviços de BPO, os provedores agora oferecem suporte em áreas mais estratégicas, como análise financeira, planejamento e conformidade regulatória.
O impacto dessa evolução é duplo: por um lado, as empresas se beneficiam de serviços mais completos e estratégicos que podem apoiar a tomada de decisões financeiras de alto nível. Por outro lado, isso exige que os provedores de BPO mantenham um alto nível de expertise e adaptabilidade para acompanhar as mudanças nas necessidades do mercado e nas regulamentações financeiras.
- Externalizar funções de tesouraria pode ser mais econômico do que mantê-las internamente, especialmente para empresas menores que não têm escala suficiente para justificar uma equipe interna de tesouraria;
- O outsourcing permite que as empresas acessem a expertise de profissionais especializados em tesouraria, que podem fornecer serviços de alta qualidade e atualizados com as melhores práticas do mercado;
- Empresas que terceirizam suas operações de tesouraria podem facilmente escalar os serviços conforme necessário, o que é particularmente útil em momentos de crescimento ou contração;
- Empresas de outsourcing especializadas em tesouraria podem ajudar a mitigar riscos ao implementar controles rigorosos e melhores práticas que uma equipe interna talvez não consiga manter consistentemente;
- Ao terceirizar as funções de tesouraria, a empresa pode concentrar seus recursos e foco em suas atividades principais, deixando a gestão financeira nas mãos de especialistas;
- Embora o outsourcing tenha vantagens, o livro também destaca os riscos potenciais, como a perda de controle sobre as funções críticas, dependência excessiva de fornecedores externos, e desafios na comunicação e integração entre a empresa e o fornecedor.
- A terceirização pode criar desafios de comunicação e integração entre a empresa e o fornecedor, especialmente se houver diferenças culturais ou de fuso horário. Isso pode dificultar a colaboração e a resposta rápida a questões urgentes.
É mais comum encontrarmos este tipo de serviço em empresas médias e grandes.
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