Envio de pagamentos: do processo manual à automação completa

O processo de enviar pedidos de pagamento é uma etapa crucial na gestão financeira de qualquer empresa. A forma como essa tarefa é executada pode influenciar diretamente a eficiência do time financeiro, a precisão dos pagamentos e até mesmo a saúde financeira da organização. 

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Um report recente desenvolvido pela FinBits e Snaq trouxe uma pesquisa com profissionais de finanças em que 47% deles disse que um dos principais desafios na gestão de contas a pagar é a entrada de dados errados ou equivocados no sistema de pagamento.

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Existem diferentes maneiras de realizar essa tarefa:

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Neste artigo, vamos entender e explorar esses métodos e analisar os prós e contras de cada um deles.

Quais são os tipos de envio de documentos para pagamento?

Envio manual analógico

Muitas empresas ainda utilizam como forma oficial de envio de pagamentos o tradicional boleto ou NF impressos e um controle feito exclusivamente em caderno de anotações não-digitais. Além de inseguro, esse método pode causar prejuízos financeiros (multas por atrasos) e relacionais com fornecedores e clientes. Normalmente é feito por microempresas. 

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Envio manual via planilhas 

A empresa utiliza planilhas para consolidar as informações dos pagamentos a serem realizados. Os dados são inseridos manualmente, e os arquivos são enviados ao time financeiro por e-mail ou por outro meio eletrônico.

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No mesmo report desenvolvido pela FinBits e Snaq consta um dado muito interessante sobre este assunto: cerca de 35% do tempo do time financeiro é dedicado à corrigir erros e criando arquivos CSV para transferência de dados. Além disso, as empresas podem gastar até 1.400 horas por ano com o processo manual de conciliação bancária (ControlHub, 2023).

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Prós:

- Flexibilidade para personalizar a planilha conforme as necessidades da empresa;

- Baixo custo inicial, já que os softwares de planilhas mais utilizados (como Microsoft Excel e Google Planilhas) são ferramentas amplamente disponíveis.

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Contras:

- Alto risco de erros humanos na inserção e manipulação dos dados;

- Processos repetitivos e demorados;

- Falta de integração com sistemas bancários, necessitando de retrabalho para formatar os dados;

- Dificuldade em manter um histórico organizado e acessível.

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Este tipo de envio é um processo adotado por empresas micro e pequenas empresas.

Arquivos CNAB

O método CNAB (Centro Nacional de Automação Bancária) envolve a geração de um arquivo com layout padronizado que é enviado ao banco para processar os pagamentos. Este processo pode ser semi-automatizado, utilizando uma plataforma para gerar os arquivos CNAB a partir de dados inseridos manualmente.

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Prós:

- Adoção de um padrão que facilite a integração com bancos.

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Contras:

- Necessidade de conhecimento técnico para configurar e gerar corretamente os arquivos CNAB;

- Este processo ainda demanda verificação e ajustes manuais;

- Não resolve integralmente o problema de eficiência e segurança (saiba mais sobre https://www.finbits.com.br/materiais/report-seguranca-cibernetica desenvolvido pela FinBits e Snaq);

- Dificuldade de escalar para um grande volume de pagamentos.

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O CNAB é um processo adotado por pequenas e médias empresas.

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Van Bancária

Uma VAN bancária (Value Added Network) é um serviço de rede que facilita a comunicação e a troca de dados eletrônicos entre empresas e instituições financeiras. Ela é usada para transmitir arquivos de pagamentos, extratos, conciliações e outras transações financeiras de forma segura e automatizada. Essas redes são muito utilizadas por empresas que precisam enviar grandes volumes de transações para vários bancos ou que demandam um alto nível de segurança e confiabilidade na transmissão de dados.

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No envio de pagamentos, a VAN bancária atua como um intermediário entre a empresa e o banco. A empresa envia os arquivos de pagamento para a VAN, que, por sua vez, se encarrega de transmitir esses arquivos aos bancos correspondentes. Isso simplifica o processo, especialmente para empresas que trabalham com múltiplas instituições financeiras, garantindo que os arquivos sejam entregues de forma segura e dentro dos prazos estabelecidos.

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Prós:

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- Segurança na transmissão de dados, utilizando criptografia e outros mecanismos para proteger informações sensíveis;

- As VANs ajudam as empresas a cumprir normas regulatórias, pois oferecem trilhas de auditoria detalhadas e registros de todas as transações.

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Contras:

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- O uso de uma VAN bancária pode ser caro, especialmente para pequenas e médias empresas, pois envolve custos de instalação e taxas de serviço contínuas;
- A implementação e manutenção de uma VAN podem ser complexas, exigindo conhecimento técnico especializado;

- As empresas ficam dependentes do serviço da VAN, o que pode ser problemático se houver interrupções ou problemas técnicos do lado do fornecedor.

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Normalmente é um processo feito por médias empresas ou empresas que possuem um alto volume de pagamentos mensais.

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Envio totalmente automático com software de gestão de pagamentos

O processo é completamente automatizado, desde a inserção dos dados até a execução dos pagamentos, utilizando um software especializado como o FinBits. Dados trazidos pela FinBits e Snaq no report "Finanças Conectadas" mostra que a automação de contas a pagar pode gerar reduções de custos de até 75% para as empresas. Desta forma a plataforma integra-se diretamente com os bancos e ERP, eliminando a necessidade de arquivos CNAB e planilhas.

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Prós:

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- Eliminação de erros humanos através da automação de todo o processo;

- Integração direta com sistemas bancários e ERP;

- Redução significativa do tempo necessário para processar pagamentos;

- Relatórios e auditorias em tempo real, com histórico de transações;

- Maior segurança e controle sobre os pagamentos realizados;

- Escalabilidade e controle.

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Contras:

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- Investimento em comparação aos métodos manuais;

- Tempo dedicado ao treinamento inicial para o time financeiro.

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O report "Finanças Conectadas", da FinBits e Snaq, revela que custos globais com processamento manual de contas a pagar totalizam mais de US$ 2,7 tri. Além de caros, esses erros não só atrasam os processos, mas também geram custos adicionais para correções e podem resultar em sanções financeiras. A automação elimina a interferência manual, garantindo que os pagamentos sejam processados corretamente na primeira tentativa.

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Pode ser adotado por qualquer tamanho de empresa, mas costuma ser mais popular em pequenas empresas que estão em processo de crescimento, médias empresas com alto volume de pagamentos e grandes empresas.

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BPO financeiro

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BPO (Business Process Outsourcing), também conhecido como "outsourcing financeiro" é a terceirização de processos financeiros de uma empresa para um provedor externo especializado. Esse modelo inclui a externalização de atividades como contabilidade, gestão de tesouraria, contas a pagar e receber, processamento de folha de pagamento, e outros processos administrativos financeiros.

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O BPO financeiro tem evoluído significativamente com o avanço das tecnologias de automação e análise de dados. Anteriormente, o foco era principalmente em tarefas transacionais e repetitivas, como processamento de faturas e reconciliação bancária. No entanto, com a crescente sofisticação dos serviços de BPO, os provedores agora oferecem suporte em áreas mais estratégicas, como análise financeira, planejamento e conformidade regulatória.

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O impacto dessa evolução é duplo: por um lado, as empresas se beneficiam de serviços mais completos e estratégicos que podem apoiar a tomada de decisões financeiras de alto nível. Por outro lado, isso exige que os provedores de BPO mantenham um alto nível de expertise e adaptabilidade para acompanhar as mudanças nas necessidades do mercado e nas regulamentações financeiras.

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Prós:

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- Externalizar funções de tesouraria pode ser mais econômico do que mantê-las internamente, especialmente para empresas menores que não têm escala suficiente para justificar uma equipe interna de tesouraria;

- O outsourcing permite que as empresas acessem a expertise de profissionais especializados em tesouraria, que podem fornecer serviços de alta qualidade e atualizados com as melhores práticas do mercado; 

- Empresas que terceirizam suas operações de tesouraria podem facilmente escalar os serviços conforme necessário, o que é particularmente útil em momentos de crescimento ou contração;

- Empresas de outsourcing especializadas em tesouraria podem ajudar a mitigar riscos ao implementar controles rigorosos e melhores práticas que uma equipe interna talvez não consiga manter consistentemente;

- Ao terceirizar as funções de tesouraria, a empresa pode concentrar seus recursos e foco em suas atividades principais, deixando a gestão financeira nas mãos de especialistas;

- Embora o outsourcing tenha vantagens, o livro também destaca os riscos potenciais, como a perda de controle sobre as funções críticas, dependência excessiva de fornecedores externos, e desafios na comunicação e integração entre a empresa e o fornecedor.

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Contras:

- A terceirização pode criar desafios de comunicação e integração entre a empresa e o fornecedor, especialmente se houver diferenças culturais ou de fuso horário. Isso pode dificultar a colaboração e a resposta rápida a questões urgentes.

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É mais comum encontrarmos este tipo de serviço em empresas médias e grandes.

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