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Parte do controle de fluxo de caixa, a classificação de custos e despesas é fundamental para o monitoramento da situação financeira de um negócio
Controlar o caixa é essencial para que uma empresa tenha uma boa gestão financeira. Por isso, é preciso que todas as movimentações financeiras sejam registradas e identificadas — por menor que seja o valor delas. Um dos processos que contribui para essa organização é a classificação de custos e despesas.
Nesse artigo, nós da Finbits vamos explicar tudo o que você precisa saber para fazer a categorização das saídas de caixa da empresa. Aqui, você vai encontrar:
Continue lendo para saber mais sobre a categorização de custos e despesas.
Também chamada de categorização de despesas, a classificação de custos e despesas é uma parte da gestão de fluxo de caixa. Nela, as despesas e custos — ou seja, saídas de caixa — que a empresa tem são descritas e separadas por categorias.
Quando essa classificação não é feita, ou é realizada de maneira incorreta, pode haver um impacto significativo nos relatórios financeiros da empresa e até na visibilidade do fluxo de caixa, que fica comprometida pela falta de informações ou por dados incorretos.
Esses erros podem levar a análises financeiras míopes ou enganosas que, com o tempo, podem ter consequências graves para a gestão financeira da empresa e saúde do negócio.
Além de ser importante para garantir que o fluxo de caixa esteja correto, a classificação de custos e despesas traz uma série de outras vantagens.
Entre elas estão:
Com um registro correto de todas as saídas de caixa da empresa, é possível entender para onde o dinheiro está indo — ou seja, como e onde ele foi gasto.
Com esta visibilidade, controlar o caixa da empresa se torna mais simples e previsível.
Saber quais são os custos e despesas de uma empresa é importante para tomar uma série de decisões estratégicas sobre o negócio. Esse processo pode impactar desde a maneira em que a precificação dos produtos e serviços será feita até o cálculo dos lucros do negócio, gerando uma série de análises valiosas para a empresa.
Com os custos e despesas discriminados e organizados, fazer cálculos como esses se torna mais simples, assim como entender qual é o retorno financeiro que a empresa está dando e até mesmo monitorar outros indicadores, como a Margem de Lucro e o Ponto de Equilíbrio.
A categorização de despesas e custos permite que todos os gastos da empresa sejam visualizados. Dessa forma, é possível entender quais investimentos estão dando retorno, quais estão estagnados e quais não tem bons resultados.
Tendo essas informações em mãos, é possível tomar melhores decisões de investimentos no negócio e até mesmo eliminar aqueles que não estão dando os resultados esperados.
Ter uma discriminação de custos e despesas é uma maneira de identificar quais os gastos que podem ser reduzidos e até mesmo eliminados.
Assim, a empresa tem maior facilidade para redistribuir recursos e investir em melhorias.
A previsibilidade financeira é um tipo de planejamento orçamentário que permite que os gestores tenham uma visão de como será a situação financeira da empresa no futuro, com base em vários cenários diferentes.
Isso só é possível com uma boa gestão de fluxo de caixa e, consequentemente, com a categorização de gastos feita da maneira certa.
Entender que custos e despesas são dois conceitos diferentes é fundamental para a gestão financeira de uma empresa e para a categorização deles.
Os custos são todos os gastos relacionados com a produção da empresa, ou seja, tudo o que é necessário para que o produto ou serviço final seja feito. Eles se dividem em custos fixos e variáveis.
As despesas, por outro lado, estão relacionadas ao funcionamento do negócio, como sua parte administrativa, comercial e de marketing. Assim como os custos, elas se dividem entre fixas e variáveis.
Os custos da empresa são divididos entre dois tipos: os fixos e os variáveis.
Os custos fixos são aqueles que não variam, mesmo com alta ou baixa da produção e das vendas.
Entre os custos fixos de uma empresa estão:
Os custos variáveis estão diretamente relacionados à produção ou à prestação de serviço e, por isso, são aqueles que sofrem alterações de acordo com a quantidade de produtos vendidos ou serviços contratados.
Entre os custos variáveis, podemos citar:
As despesas da empresa estão diretamente relacionadas à sua administração e também são divididas entre fixas e variáveis.
Despesas fixas são aquelas que fazem parte do orçamento mensal, independentemente de seus valores.
Entre as que podemos citar em uma empresa estão:
Já as despesas variáveis mudam de acordo com o funcionamento da empresa — elas podem existir em um mês de alta de vendas e no outro sumirem pela baixa repentina, por exemplo.
As despesas variáveis de uma empresa são:
Fazer a categorização de custos e despesas se torna algo mais simples depois de se entender o que significa cada um desses gastos.
Preparamos um passo a passo para te ajudar nessa categorização. Confira!
O primeiro passo para fazer a classificação de custos e despesas é definir como ela será feita. Para isso, é preciso criar categorias, escolher o que será colocado em cada uma delas e registrar cada gasto.
Categorizar os custos e despesas é um trabalho de gestão financeira e todos os funcionários envolvidos precisam contribuir para essa organização. Por isso, alinhar com a equipe sobre a classificação e como ela será feita é importante.
Ter uma ferramenta que contribui para que esse processo seja mais efetivo e rápido para os funcionários, como é o caso da categorização automática de informações e da ferramenta de etiquetas personalizáveis da Finbits, melhora, além da gestão, a produtividade da equipe.
Novos custos e despesas podem surgir ao longo do tempo, alguns podem mudar de categoria, outros podem deixar de existir. Então, o trabalho de revisão da classificação deve ser constante, garantindo que nada seja classificado de maneira errada e prejudique os resultados da empresa.
As informações presentes na categorização de custos e despesas devem ser atualizadas sempre, por menor que seja o gasto feito. Isso garante a exatidão das informações, prevenindo erros.
Ter uma forma de fazer a classificação automática das informações financeiras facilita o trabalho, por isso, é importante buscar uma ferramenta que apoie a execução dessa atividade ao promover a categorização automática de despesas e custos, tornando-a mais prática e permitindo que os responsáveis por ela tenham uma produtividade maior.
Manter a classificação sempre atualizada pode ser um trabalho simples com o uso de soluções tecnológicas. Isso porque existem plataformas de gestão financeira, como a Finbits, que conecta informações em um só lugar e de forma automatizada, facilitando a gestão financeira da sua empresa.
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