Como a tecnologia pode otimizar a gestão financeira em empresas de consultoria

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Na dinâmica acelerada das empresas de consultoria, a gestão financeira é uma área vital, mas muitas vezes desafiadora. Com um portfólio de clientes, prestadores de serviços e projetos em execução, é fácil perder o controle das finanças sem uma estratégia eficaz, e ter dificuldade de analisar a lucratividade dos projetos e a rentabilidade do negócio. 

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Além disso, a falta de uma boa gestão financeira pode comprometer investimentos futuros na própria empresa, gerar mais tempo em processos operacionais repetitivos e até mesmo aumentar despesas com retrabalho e pagamento de multas por atrasos. 

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Felizmente, a tecnologia oferece soluções que simplificam e otimizam esses processos. Modernizando a gestão do fluxo de caixa, as consultorias ganham eficiência operacional, reduzem erros manuais, melhoram gerenciamento de contratos e projetos e muitas outras vantagens que exploraremos neste conteúdo.

O que é gestão financeira e quais são seus benefícios?

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A gestão financeira é o processo de planejamento, organização, direção e controle das atividades financeiras de uma empresa. Envolve o gerenciamento dos recursos financeiros disponíveis para alcançar os objetivos financeiros e operacionais da organização. Essa prática abrange uma ampla gama de atividades, incluindo planejamento orçamentário, análise de investimentos, gestão de fluxo de caixa, controle de custos, gestão de contas a pagar e contas a receber, etc.

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Quais são os desafios da gestão financeira em empresas de consultoria?

Empresas de consultoria enfrentam uma série de desafios financeiros específicos: 

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• Alto volume de fornecedores: Geralmente as empresas de consultoria trabalham com muitos prestadores de serviço e fornecedores, e esta demanda pode variar de acordo com cada projeto. Isso faz com que o fluxo de contas a pagar seja mais intenso, especialmente porque boa parte dos projetos envolve notas de reembolso de custos ou serviços prestados por terceiros. 

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• Gestão de parcelas dos contratos e organização de projetos: acompanhar as parcelas dos contratos pode se tornar um problema, considerando que cada um possui um tempo para ser realizado. Em uma consultoria com diversos projetos acontecendo simultaneamente, o desafio da gestão das parcelas e organização de projetos pode ocasionar atrasos e acarretar em pagamento de multas, além de falta de previsibilidade de caixa;

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• Limitação de recursos dedicados à tesouraria: as consultorias não tem necessariamente um time focado em gestão da tesouraria e, mesmo quando esta gestão existe, ainda pode ser um pouco complicada dada a visão por projetos distintos com diferentes prestações de serviço e com pagamentos distintos que flutuam com o tempo. Muitas vezes é o próprio sócio proprietário que assume esta função e tem que equilibrar desafios comerciais com controle financeiro. Além disso, é comum que os consultores sejam remunerados por horas de projeto, o que faz com que horas dedicadas a outros tipos de tarefa sejam vistas como pouco produtiva para o negócio

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• Transparência na prestação de contas: montar relatórios de despesa com informações completas e com evidências confiáveis para o cliente faz parte da rotina financeira de consultorias. Se não priorizada de forma estratégica a prestação de contas pode ser um risco às consultorias, que perdem credibilidade e até dinheiro neste processo.

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• Dificuldade na análise de rentabilidade: por não conseguirem ter uma gestão financeira otimizada e com a visibilidade necessária de receitas e custos por projetos, muitas consultorias têm dificuldade de  analisar a lucratividade de cada projeto, o que pode prejudicar a sustentabilidade do negócio a longo praz

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Usando a tecnologia para otimizar a gestão financeira

A boa notícia é que, apesar de todos esses desafios, as consultorias têm como aliada a tecnologia, que quando utilizada para gestão financeira, pode otimizar até 90% do tempo dedicado ao processo de contas a pagar graças à organização e automação que algumas soluções como a da FinBits proporcionam.

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Ao modernizar esta rotina, as empresas conseguem escalar seus negócios de forma organizada, eficiente e com visibilidade financeira, gerenciando os pagamentos em um só lugar. Além disso, ao adotar a solução tecnológica correta, as empresas de consultoria podem economizar tempo, reduzir erros manuais e ganhar visibilidade do fluxo de caixa.

Controle de parcelas dos contratos

Gerenciar parcelas de contratos é essencial para garantir que os pagamentos sejam feitos conforme o acordado. Com a ferramenta correta, é possível programar pagamentos recorrentes e acompanhar o status de cada transação de forma centralizada.

Compartilhamento de dados para prestação de contas aos clientes

As consultorias frequentemente precisam prestar contas aos clientes sobre os gastos relacionados aos projetos. Por isso, priorize tecnologias que facilitem a exportação de dados financeiros de forma contextualizada, incluindo comprovantes de pagamento e notas fiscais, para uma prestação de contas transparente e eficiente. Isso tornará o trabalho de sua consultoria mais confiável, ajudando seus clientes a terem mais segurança e agilidade no pagamento já que as informações são fornecidas de forma completa.

Análise de lucratividade por projeto

Entender a lucratividade de cada projeto é importante para tomar decisões de negócio assertivas. Ao adotar uma tecnologia de contas a pagar, por exemplo, é possível acompanhar os custos de cada projeto, facilitando a identificação de áreas de melhoria e maximizando os lucros. A visibilidade da distribuição dos custos do projeto desde o início também é essencial porque ajuda a entender se o projeto é viável e qual o lucro esperado.

Solicitações de reembolso integradas ao fluxo do contas a pagar

Gerenciar solicitações de reembolso pode ser uma tarefa complicada, especialmente em empresas com muitos funcionários e prestadores de serviços. Com a FinBits, todo o processo de solicitação e aprovação de reembolsos é integrado ao fluxo de contas a pagar, garantindo eficiência e transparência em todo o processo. Isso acontece graças a captura de documentos que reúne e organiza informações em um só lugar, tornando o processo mais eficiente e centralizado.

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Integração e captura automática de documentos

Outro ponto relevante para empresas que lidam com diversos projetos é ter uma captura dos dados e documentos financeiros de forma organizada. É importante que cada boleto, nota fiscal, ou solicitação de reembolso sejam alocados e classificados desde o início ao projeto e cliente corretos. Com a FinBits, os documentos financeiros são capturados automaticamente e facilmente alocados em cada projeto, eliminando a necessidade de entrada manual de dados e garantindo precisão e eficiência.

Atribuição à contabilidade

A ferramenta de gestão financeira correta vai ajudar a sua consultoria a deixar as finanças do seu negócio muito mais organizadas e tornar o processo contábil mais simples e ágil. Além disso, vai possibilitar o compartilhamento de dados de forma estruturada e mais segura.

Aprovação dos acessos

Ferramentas modernas de gestão financeira também permitem o compartilhamento de informações de forma segura e individualizada. Com a FinBits, é possível personalizar o nível de acesso que cada colaborador tem aos dados financeiros e ainda habilitar fluxos de aprovação de despesas customizados para a necessidade de cada projeto, reduzindo processos manuais e, garantindo mais segurança e governança à empresa.

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Quando sua consultoria coloca em prática o uso da tecnologia na gestão financeira ela garante mais tempo dedicado à projetos e prospecção de clientes para escalar o negócio de forma organizada e eficiente.

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